Informativa Privacy per Candidati e Ricezione Curriculum
Ultimo aggiornamento: 26.04.2024
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali dei candidati che inviano curriculum vitae, candidature spontanee o rispondono a eventuali annunci di selezione.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Leonardo Villella
Via Tevere 10
Pisa (PI)
C.F. VLLLRD73T04F537Y
P. IVA 02318580509
E-mail: info@leonardovillella.it
PEC: leonardovillella@pec.it
Il Titolare può essere contattato ai recapiti sopra indicati per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali.
2. Responsabile della Protezione dei Dati – DPO
Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati, cosiddetto DPO, ai sensi della normativa vigente.
3. Categorie di interessati
La presente informativa riguarda:
- candidati che inviano spontaneamente il proprio curriculum;
- candidati che rispondono ad annunci di lavoro;
- soggetti che partecipano a colloqui o selezioni;
- persone segnalate da terzi per eventuali collaborazioni lavorative o professionali.
4. Tipologie di dati personali trattati
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
- nome e cognome;
- luogo e data di nascita;
- indirizzo di residenza o domicilio;
- indirizzo e-mail;
- numero di telefono;
- dati contenuti nel curriculum vitae;
- esperienze professionali;
- formazione, titoli di studio, qualifiche e competenze;
- lingue conosciute;
- eventuale fotografia, se inserita nel CV;
- dati relativi a colloqui, valutazioni e comunicazioni intercorse;
- eventuali referenze professionali, se fornite dal candidato;
- eventuali dati presenti in portfolio, profili professionali online o documenti allegati alla candidatura.
Il candidato è invitato a non inserire nel curriculum dati non pertinenti rispetto alla candidatura, come dati relativi alla salute, convinzioni religiose, opinioni politiche, appartenenza sindacale o altri dati particolari ai sensi dell’art. 9 GDPR, salvo che siano strettamente necessari per la posizione ricercata.
Qualora il candidato inserisca volontariamente categorie particolari di dati personali, tali dati saranno trattati esclusivamente nei limiti necessari alla valutazione della candidatura e nel rispetto della normativa applicabile.
5. Fonte dei dati personali
I dati personali possono essere raccolti:
- direttamente dal candidato tramite invio del CV via e-mail, PEC, modulo online o consegna diretta;
- tramite risposta ad annunci di selezione;
- tramite agenzie per il lavoro, consulenti o soggetti autorizzati alla ricerca e selezione del personale;
- tramite segnalazioni di terzi;
- tramite profili professionali pubblicamente accessibili, come LinkedIn o siti simili, nei limiti consentiti dalla normativa.
6. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali dei candidati sono trattati per le seguenti finalità.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Ricevere e valutare candidature spontanee | Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato |
| Gestire procedure di selezione del personale | Esecuzione di misure precontrattuali |
| Contattare il candidato per colloqui o approfondimenti | Esecuzione di misure precontrattuali |
| Verificare competenze, esperienze e requisiti professionali | Esecuzione di misure precontrattuali o legittimo interesse |
| Conservare il CV per future selezioni, se pertinente | Consenso del candidato o legittimo interesse, nei limiti previsti |
| Gestire eventuali obblighi di legge connessi alla selezione | Obbligo legale |
| Tutelare i diritti del Titolare in caso di contestazioni | Legittimo interesse |
Il conferimento dei dati è facoltativo. Tuttavia, il mancato conferimento dei dati necessari alla valutazione della candidatura può impedire al Titolare di prendere in considerazione il profilo del candidato.
7. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da:
- accessi non autorizzati;
- perdita accidentale;
- divulgazione non autorizzata;
- modifica non autorizzata;
- distruzione o danneggiamento.
I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e istruiti, oppure da soggetti esterni che operano, ove necessario, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
8. Comunicazione dei dati a terzi
I dati personali dei candidati non saranno diffusi.
I dati potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari, a:
- consulenti del lavoro;
- consulenti legali;
- fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica e archiviazione documentale;
- agenzie per il lavoro o società di selezione del personale, se coinvolte;
- autorità pubbliche, ove richiesto dalla legge.
Un elenco aggiornato dei soggetti a cui possono essere comunicati i dati personali può essere richiesto al Titolare tramite i recapiti indicati nella presente informativa.
9. Trasferimento di dati fuori dall’Unione Europea
I dati personali sono trattati principalmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o operative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base di:
- decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea;
- ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile;
- adesione a framework riconosciuti dalla normativa vigente, ove applicabile.
Per eventuali trasferimenti verso gli Stati Uniti, ove applicabile, il trasferimento potrà avvenire sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework, qualora il fornitore del servizio risulti certificato, oppure sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle ulteriori misure eventualmente richieste dalla normativa.
10. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali dei candidati saranno conservati per il tempo necessario alla gestione della selezione.
In particolare:
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| CV e candidatura per selezione specifica | Fino alla conclusione della selezione e, di norma, per massimo 12 mesi |
| CV inviati spontaneamente | Di norma per massimo 12 mesi dalla ricezione |
| Dati relativi a colloqui e valutazioni | Di norma per massimo 12 mesi dalla conclusione della selezione |
| Dati necessari alla tutela dei diritti del Titolare | Per il tempo necessario alla gestione di eventuali contestazioni o fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili |
Se il candidato viene assunto o inizia una collaborazione, i dati necessari saranno trattati secondo l’informativa privacy per dipendenti e collaboratori.
11. Diritti dell’interessato
Il candidato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR.
In particolare, ha diritto di:
- accedere ai propri dati personali;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti;
- chiedere l’integrazione dei dati incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati;
- chiedere la limitazione del trattamento;
- opporsi al trattamento;
- ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile;
- revocare il consenso eventualmente prestato;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
12. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste possono essere inviate al Titolare:
- tramite e-mail a: info@leonardovillella.it
- tramite PEC a: leonardovillella@pec.it
- tramite posta ordinaria all’indirizzo del Titolare
Il Titolare risponderà nei termini previsti dal GDPR, di norma entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe nei casi previsti dalla normativa.
13. Reclamo al Garante
Il candidato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Sito web del Garante:
https://www.garanteprivacy.it
2. Informativa Privacy per Dipendenti, Collaboratori e Personale
Ultimo aggiornamento: [inserire data]
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali dei dipendenti, collaboratori, tirocinanti, stagisti e altri soggetti che instaurano un rapporto di lavoro o collaborazione con il Titolare.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Leonardo Villella
Via Tevere 10
Pisa (PI)
C.F. VLLLRD73T04F537Y
P. IVA 02318580509
E-mail: info@leonardovillella.it
PEC: leonardovillella@pec.it
2. Responsabile della Protezione dei Dati – DPO
Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati, cosiddetto DPO, ai sensi della normativa vigente.
3. Categorie di interessati
La presente informativa riguarda:
- dipendenti;
- collaboratori coordinati o occasionali;
- tirocinanti;
- stagisti;
- apprendisti;
- personale in prova;
- ex dipendenti o ex collaboratori, per i dati conservati dopo la cessazione del rapporto;
- familiari o persone a carico del dipendente, qualora i loro dati siano necessari per obblighi fiscali, previdenziali, assicurativi o amministrativi.
4. Tipologie di dati personali trattati
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
- nome e cognome;
- luogo e data di nascita;
- codice fiscale;
- indirizzo di residenza o domicilio;
- recapiti telefonici;
- indirizzo e-mail personale o aziendale;
- estremi del documento di identità;
- dati relativi al permesso di soggiorno, se applicabile;
- dati relativi al contratto di lavoro o collaborazione;
- mansione, qualifica, livello, inquadramento e retribuzione;
- dati relativi a presenze, assenze, ferie, permessi e malattie;
- dati bancari, come IBAN, per il pagamento dei compensi;
- dati fiscali, previdenziali, assicurativi e contributivi;
- dati relativi a familiari o persone a carico, ove necessari;
- dati relativi a formazione obbligatoria o professionale;
- dati relativi alla sicurezza sul lavoro;
- dati relativi a strumenti aziendali assegnati, se presenti;
- dati relativi all’utilizzo di account, e-mail o sistemi informatici aziendali, nei limiti consentiti dalla normativa;
- eventuali dati relativi a provvedimenti disciplinari o contestazioni;
- dati necessari alla gestione di rimborsi spese, trasferte o note spese;
- dati contenuti in comunicazioni, documenti amministrativi, contratti, buste paga e pratiche del personale.
Il Titolare può inoltre trattare, ove necessario, categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR, tra cui:
- dati relativi alla salute, ad esempio certificati di malattia, idoneità alla mansione, limitazioni o prescrizioni del medico competente;
- dati relativi ad appartenenza sindacale, se necessari per trattenute, permessi sindacali o altri adempimenti;
- dati relativi a disabilità o categorie protette, ove applicabile;
- dati relativi a convinzioni religiose, limitatamente alla gestione di festività o permessi previsti dalla legge o dal contratto.
Il Titolare può trattare dati relativi a condanne penali o reati ai sensi dell’art. 10 GDPR solo nei casi consentiti dalla legge e quando strettamente necessario per il rapporto di lavoro o per specifici obblighi normativi.
5. Fonte dei dati personali
I dati personali possono essere raccolti:
- direttamente dall’interessato;
- tramite documenti forniti dal dipendente o collaboratore;
- tramite consulenti del lavoro o professionisti incaricati;
- tramite enti previdenziali, assicurativi, fiscali o pubbliche amministrazioni;
- tramite medico competente, nei limiti previsti dalla normativa sulla salute e sicurezza sul lavoro;
- tramite sistemi aziendali, gestionali, strumenti informatici o rilevazione presenze, ove presenti;
- tramite soggetti terzi nei casi previsti dalla legge o necessari alla gestione del rapporto.
6. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Instaurare, gestire ed eseguire il rapporto di lavoro o collaborazione | Esecuzione del contratto |
| Gestire paghe, compensi, rimborsi, ferie, permessi e presenze | Esecuzione del contratto e obbligo legale |
| Adempiere a obblighi fiscali, previdenziali, assicurativi e contributivi | Obbligo legale |
| Effettuare comunicazioni a INPS, INAIL, Agenzia delle Entrate, Ispettorato del Lavoro o altri enti | Obbligo legale |
| Gestire adempimenti in materia di salute e sicurezza sul lavoro | Obbligo legale |
| Gestire eventuale sorveglianza sanitaria e giudizio di idoneità alla mansione | Obbligo legale |
| Gestire dati relativi a familiari o persone a carico | Obbligo legale o esecuzione del contratto |
| Gestire formazione obbligatoria, aggiornamento professionale o abilitazioni | Obbligo legale, esecuzione del contratto o legittimo interesse |
| Gestire strumenti aziendali, account e sistemi informatici | Esecuzione del contratto e legittimo interesse |
| Tutelare il patrimonio aziendale, la sicurezza dei sistemi e la continuità operativa | Legittimo interesse |
| Gestire eventuali procedimenti disciplinari o contestazioni | Obbligo legale, esecuzione del contratto o legittimo interesse |
| Tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale | Legittimo interesse |
| Gestire obblighi derivanti da contratti collettivi o accordi sindacali | Obbligo legale o esecuzione del contratto |
| Gestire cessazione del rapporto, TFR, documentazione finale e archiviazione | Obbligo legale ed esecuzione del contratto |
Il trattamento di categorie particolari di dati personali, ad esempio dati relativi alla salute, avviene solo nei casi consentiti dall’art. 9 GDPR, in particolare per adempiere a obblighi ed esercitare diritti del Titolare o dell’interessato in materia di diritto del lavoro, sicurezza sociale e protezione sociale.
7. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto di lavoro o collaborazione è obbligatorio.
Il mancato conferimento dei dati può impedire:
- l’instaurazione del rapporto;
- la corretta gestione del contratto;
- il pagamento della retribuzione o dei compensi;
- l’adempimento degli obblighi fiscali, previdenziali, assicurativi e di sicurezza sul lavoro;
- la gestione di ferie, permessi, malattie, rimborsi o altri istituti contrattuali.
8. Modalità del trattamento
Il trattamento avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da:
- accessi non autorizzati;
- perdita accidentale;
- divulgazione non autorizzata;
- modifica non autorizzata;
- distruzione o danneggiamento.
I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e istruiti, nonché da soggetti esterni che operano, ove necessario, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
9. Comunicazione dei dati a terzi
I dati personali non saranno diffusi.
I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- consulente del lavoro;
- commercialista;
- consulenti fiscali, amministrativi, legali o assicurativi;
- istituti bancari;
- enti previdenziali e assicurativi, come INPS e INAIL;
- Agenzia delle Entrate;
- Ispettorato Nazionale del Lavoro;
- fondi pensione, fondi sanitari integrativi o enti bilaterali, se applicabili;
- medico competente, ove previsto;
- soggetti incaricati della formazione obbligatoria;
- fornitori di servizi informatici, cloud, posta elettronica, software gestionali e archiviazione documentale;
- pubbliche amministrazioni;
- autorità giudiziarie o di controllo;
- altri soggetti quando la comunicazione sia richiesta dalla legge o necessaria per la gestione del rapporto.
Un elenco aggiornato dei soggetti a cui possono essere comunicati i dati personali può essere richiesto al Titolare tramite i recapiti indicati nella presente informativa.
10. Medico competente e dati sanitari
Qualora sia prevista la sorveglianza sanitaria ai sensi della normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro, alcuni dati relativi alla salute potranno essere trattati dal medico competente.
Il Titolare non accede alla diagnosi o ai dettagli sanitari del lavoratore, salvo nei limiti consentiti dalla legge.
Il Titolare riceve normalmente solo il giudizio di idoneità alla mansione e le eventuali prescrizioni o limitazioni necessarie alla gestione del rapporto di lavoro e alla tutela della salute e sicurezza.
11. Strumenti informatici, account aziendali e controlli
Se vengono assegnati strumenti informatici, account aziendali, indirizzi e-mail, software gestionali o altri strumenti di lavoro, i dati relativi al loro utilizzo possono essere trattati per:
- garantire la sicurezza dei sistemi;
- prevenire accessi non autorizzati;
- assicurare il corretto funzionamento degli strumenti;
- tutelare il patrimonio aziendale;
- adempiere a obblighi organizzativi e contrattuali.
Eventuali controlli sull’utilizzo degli strumenti di lavoro saranno effettuati nel rispetto della normativa applicabile, inclusi il GDPR, il Codice Privacy, lo Statuto dei Lavoratori e le eventuali policy aziendali adottate.
12. Trasferimento di dati fuori dall’Unione Europea
I dati personali sono trattati principalmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o operative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base di:
- decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea;
- ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile;
- adesione a framework riconosciuti dalla normativa vigente, ove applicabile.
Per eventuali trasferimenti verso gli Stati Uniti, ove applicabile, il trasferimento potrà avvenire sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework, qualora il fornitore del servizio risulti certificato, oppure sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle ulteriori misure eventualmente richieste dalla normativa.
13. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario alla gestione del rapporto e, successivamente, per il periodo previsto dalla normativa applicabile.
In particolare:
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati anagrafici, contrattuali e amministrativi | Per tutta la durata del rapporto e successivamente nei limiti di legge |
| Documenti fiscali, contabili, buste paga e documentazione retributiva | Di norma 10 anni, salvo termini più lunghi previsti dalla legge |
| Dati previdenziali, assicurativi e contributivi | Per il periodo previsto dalla normativa applicabile |
| Dati relativi a presenze, ferie, permessi e assenze | Per il tempo necessario alla gestione del rapporto e agli obblighi di legge |
| Certificati di malattia e documentazione sanitaria gestita dal Titolare nei limiti consentiti | Per il tempo previsto dalla normativa applicabile |
| Giudizi di idoneità alla mansione | Per il tempo necessario alla gestione del rapporto e agli obblighi in materia di sicurezza sul lavoro |
| Dati relativi a procedimenti disciplinari | Per il tempo necessario alla gestione del procedimento e alla tutela dei diritti del Titolare |
| Dati relativi a contenziosi | Per tutta la durata della controversia e fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili |
| Dati relativi ad account e strumenti informatici | Per il tempo necessario alla gestione tecnica, alla sicurezza e agli obblighi organizzativi |
| Dati relativi a rimborsi spese e trasferte | Per il tempo necessario alla gestione amministrativa e fiscale |
Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati ulteriormente solo ove necessario per adempiere a obblighi di legge o per tutelare i diritti del Titolare.
14. Diritti dell’interessato
Il dipendente o collaboratore può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR.
In particolare, ha diritto di:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- accedere ai propri dati personali;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti;
- chiedere l’integrazione dei dati incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dalla normativa;
- chiedere la limitazione del trattamento;
- opporsi al trattamento, nei casi previsti dalla normativa;
- ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile;
- chiedere la trasmissione dei dati a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
- revocare il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Alcuni diritti possono essere limitati quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi di legge, gestire il rapporto di lavoro o tutelare i diritti del Titolare.
15. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste possono essere inviate al Titolare:
- tramite e-mail a: info@leonardovillella.it
- tramite PEC a: leonardovillella@pec.it
- tramite posta ordinaria all’indirizzo del Titolare
Il Titolare risponderà entro i termini previsti dal GDPR, di norma entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe nei casi previsti dalla normativa.
16. Reclamo al Garante
Il dipendente o collaboratore che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile può proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Sito web del Garante:
https://www.garanteprivacy.it
17. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata periodicamente.
Eventuali modifiche saranno comunicate agli interessati o rese disponibili con modalità idonee.
Formula breve per ricezione curriculum
Puoi inserire questa frase nella pagina “Lavora con noi”, in calce alle e-mail o nei moduli di candidatura:
I dati personali contenuti nel curriculum vitae e nella candidatura saranno trattati da Leonardo Villella, in qualità di Titolare del trattamento, per finalità di valutazione del profilo professionale, gestione della selezione ed eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro o collaborazione. Il trattamento avverrà nel rispetto del Regolamento UE 2016/679. L’informativa completa per candidati è disponibile su richiesta o consultabile al seguente link: [inserire link all’informativa candidati].
Formula breve per dipendenti/collaboratori
Puoi inserirla nel contratto, nella lettera di incarico o nel fascicolo del personale:
I dati personali del dipendente/collaboratore saranno trattati da Leonardo Villella, in qualità di Titolare del trattamento, per finalità connesse all’instaurazione, gestione ed esecuzione del rapporto di lavoro o collaborazione, nonché per adempiere a obblighi fiscali, previdenziali, assicurativi, amministrativi e di sicurezza sul lavoro. Il trattamento avverrà nel rispetto del Regolamento UE 2016/679. L’informativa completa è consegnata all’interessato ed è disponibile su richiesta.