Informativa Privacy per Fornitori
Ultimo aggiornamento: 24.04.2024
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali dei fornitori, dei consulenti, dei collaboratori esterni, dei professionisti, dei partner commerciali e dei referenti delle società fornitrici che entrano in contatto con il Titolare del trattamento.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Leonardo Villella
Via Tevere 10
Pisa (PI)
C.F. VLLLRD73T04F537Y
P. IVA 02318580509
E-mail: info@leonardovillella.it
PEC: leonardovillella@pec.it
Il Titolare può essere contattato ai recapiti sopra indicati per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali.
2. Responsabile della Protezione dei Dati – DPO
Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati, cosiddetto DPO, ai sensi della normativa vigente.
3. Categorie di interessati
La presente informativa riguarda i dati personali relativi a:
- fornitori persone fisiche;
- liberi professionisti;
- consulenti;
- collaboratori esterni;
- artigiani;
- partner tecnici o commerciali;
- referenti, dipendenti, amministratori o collaboratori di società fornitrici;
- soggetti che inviano preventivi, proposte commerciali o comunicazioni professionali al Titolare.
4. Tipologie di dati personali trattati
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
- nome e cognome;
- denominazione o ragione sociale, se riferibile a ditta individuale o professionista;
- codice fiscale;
- partita IVA;
- indirizzo di residenza, domicilio professionale o sede operativa;
- indirizzo e-mail;
- indirizzo PEC;
- numero di telefono;
- dati bancari, ad esempio IBAN, ove necessari per effettuare pagamenti;
- dati fiscali, contabili e amministrativi;
- dati contenuti in fatture, preventivi, ordini, contratti, documenti di trasporto o altra documentazione commerciale;
- dati relativi a qualifiche professionali, abilitazioni, iscrizioni ad albi o registri, ove necessari;
- dati relativi alle comunicazioni intercorse con il Titolare;
- eventuali dati contenuti in curriculum, portfolio o presentazioni professionali spontaneamente inviati;
- dati necessari alla gestione di obblighi di legge, fiscali, contabili o contrattuali.
Di norma il Titolare non tratta categorie particolari di dati personali, ad esempio dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose o appartenenza sindacale. Qualora tali dati fossero accidentalmente comunicati dal fornitore, saranno trattati solo se strettamente necessario e nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
5. Fonte dei dati personali
I dati personali possono essere raccolti:
- direttamente dall’interessato;
- tramite comunicazioni e-mail, PEC, telefono o altri strumenti di contatto;
- tramite moduli, preventivi, contratti, fatture o documenti commerciali;
- tramite siti web, registri pubblici, albi professionali, camere di commercio o banche dati pubblicamente accessibili;
- tramite società, enti o organizzazioni per conto delle quali il referente opera.
Nel caso in cui i dati siano relativi a referenti di società fornitrici, gli stessi possono essere comunicati al Titolare dalla società, dal datore di lavoro o dall’organizzazione di appartenenza.
6. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Valutare preventivi, offerte, proposte commerciali o collaborazioni | Misure precontrattuali o legittimo interesse |
| Gestire il rapporto contrattuale con il fornitore | Esecuzione del contratto |
| Effettuare ordini, conferme, pagamenti e comunicazioni operative | Esecuzione del contratto |
| Gestire fatture, documenti contabili, fiscali e amministrativi | Obbligo legale |
| Adempiere a obblighi previsti da normative fiscali, contabili, civilistiche o amministrative | Obbligo legale |
| Gestire rapporti con consulenti, professionisti e collaboratori esterni | Esecuzione del contratto o misure precontrattuali |
| Verificare requisiti professionali, abilitazioni o idoneità del fornitore, ove necessario | Obbligo legale, esecuzione del contratto o legittimo interesse |
| Tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale | Legittimo interesse |
| Prevenire frodi, abusi, inadempimenti o utilizzi impropri dei servizi | Legittimo interesse |
| Gestire comunicazioni organizzative, amministrative e operative | Esecuzione del contratto o legittimo interesse |
Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto contrattuale, amministrativo, fiscale e contabile è obbligatorio. Il mancato conferimento può rendere impossibile instaurare o proseguire il rapporto con il fornitore.
7. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da:
- accessi non autorizzati;
- perdita accidentale;
- divulgazione non autorizzata;
- modifica non autorizzata;
- distruzione o danneggiamento.
I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati o da soggetti esterni che operano, ove necessario, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
8. Comunicazione dei dati a terzi
I dati personali dei fornitori non saranno diffusi indiscriminatamente.
I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- consulenti fiscali, commercialisti e consulenti del lavoro;
- istituti bancari e intermediari di pagamento;
- fornitori di servizi informatici, cloud, hosting, software gestionali e posta elettronica;
- professionisti legali o assicurativi;
- pubbliche amministrazioni;
- autorità fiscali, amministrative o giudiziarie;
- soggetti incaricati della gestione contabile, amministrativa, tecnica o organizzativa;
- altri soggetti quando la comunicazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o contrattuali.
I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare saranno nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Un elenco aggiornato dei soggetti a cui possono essere comunicati i dati personali può essere richiesto al Titolare tramite i recapiti indicati nella presente informativa.
9. Trasferimento di dati fuori dall’Unione Europea
I dati personali sono trattati principalmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o operative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base di:
- decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea;
- ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile;
- adesione a framework riconosciuti dalla normativa vigente, ove applicabile.
Per eventuali trasferimenti verso gli Stati Uniti, ove applicabile, il trasferimento potrà avvenire sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework, qualora il fornitore del servizio risulti certificato, oppure sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle ulteriori misure eventualmente richieste dalla normativa.
10. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo previsto dalla legge.
In particolare:
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati relativi a richieste di preventivo o proposte commerciali non accettate | Fino a 12 mesi dalla conclusione della valutazione, salvo necessità ulteriore |
| Dati relativi a rapporti contrattuali con fornitori | Per tutta la durata del rapporto e successivamente nei limiti di legge |
| Fatture, documenti contabili, fiscali e amministrativi | 10 anni, secondo gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa |
| Dati bancari necessari ai pagamenti | Per il tempo necessario alla gestione del pagamento e successivamente secondo gli obblighi contabili/fiscali |
| Comunicazioni e-mail, PEC e documentazione contrattuale | Per il tempo necessario alla gestione del rapporto e alla tutela dei diritti del Titolare |
| Dati trattati per eventuali controversie | Per tutta la durata della controversia e fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili |
Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati ulteriormente solo ove necessario per adempiere a obblighi di legge o per tutelare i diritti del Titolare.
11. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR.
In particolare, l’interessato ha diritto di:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- accedere ai propri dati personali;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti;
- chiedere l’integrazione dei dati incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
- chiedere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- opporsi al trattamento, nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
- ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile;
- chiedere la trasmissione dei dati a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
- revocare il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
- proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali.
Alcuni diritti possono essere limitati quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi di legge, per gestire il rapporto contrattuale o per tutelare i diritti del Titolare.
12. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere inviate al Titolare:
- tramite e-mail a: info@leonardovillella.it
- tramite PEC a: leonardovillella@pec.it
- tramite posta ordinaria all’indirizzo del Titolare
Le richieste non necessitano di una forma particolare.
Il Titolare risponderà entro i termini previsti dal GDPR, di norma entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe nei casi previsti dalla normativa.
13. Reclamo al Garante
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Sito web del Garante:
https://www.garanteprivacy.it
14. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata periodicamente.
Eventuali modifiche saranno rese disponibili mediante pubblicazione sul sito web del Titolare, invio diretto ai fornitori o altra modalità ritenuta idonea.