Informativa Privacy per Clienti e Potenziali Clienti
Ultimo aggiornamento: 26.04.2024
La presente informativa è resa ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679, di seguito “GDPR”, e descrive le modalità con cui vengono trattati i dati personali dei clienti, dei potenziali clienti e dei referenti di società, enti o organizzazioni che entrano in contatto con il Titolare del trattamento per richieste di informazioni, preventivi, ordini, contratti, prestazioni professionali o servizi.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è:
Leonardo Villella
Via Tevere 10
Pisa (PI)
C.F. VLLLRD73T04F537Y
P. IVA 02318580509
E-mail: info@leonardovillella.it
PEC: leonardovillella@pec.it
Il Titolare può essere contattato ai recapiti sopra indicati per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali.
2. Responsabile della Protezione dei Dati – DPO
Il Titolare non è tenuto alla nomina di un Responsabile della Protezione dei Dati, cosiddetto DPO, ai sensi della normativa vigente.
3. Categorie di interessati
La presente informativa riguarda i dati personali relativi a:
- clienti persone fisiche;
- potenziali clienti;
- liberi professionisti;
- ditte individuali;
- referenti, dipendenti, collaboratori, amministratori o rappresentanti di società clienti;
- soggetti che richiedono informazioni, preventivi, offerte o consulenze;
- soggetti che stipulano contratti o incarichi con il Titolare.
4. Tipologie di dati personali trattati
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
- nome e cognome;
- denominazione o ragione sociale, se riferibile a ditta individuale, professionista o società;
- codice fiscale;
- partita IVA;
- indirizzo di residenza, domicilio, sede legale o sede operativa;
- indirizzo e-mail;
- indirizzo PEC;
- numero di telefono;
- dati fiscali, contabili e amministrativi;
- dati bancari o informazioni relative ai pagamenti, ove necessari;
- dati contenuti in richieste di informazioni, preventivi, contratti, incarichi, ordini, fatture, ricevute o altra documentazione commerciale;
- dati relativi ai servizi richiesti o acquistati;
- dati relativi a comunicazioni intercorse con il Titolare;
- dati necessari alla gestione di assistenza, reclami, contestazioni o richieste post-servizio;
- eventuali dati necessari alla tutela dei diritti del Titolare.
Il Titolare invita l’interessato a non comunicare dati non necessari o non pertinenti rispetto alla richiesta, al preventivo, al contratto o al servizio richiesto.
Di norma il Titolare non tratta categorie particolari di dati personali, come dati relativi alla salute, opinioni politiche, convinzioni religiose, appartenenza sindacale o dati giudiziari. Qualora tali dati fossero comunicati spontaneamente dal cliente, saranno trattati solo se strettamente necessario e nei limiti previsti dalla normativa applicabile.
5. Fonte dei dati personali
I dati personali possono essere raccolti:
- direttamente dall’interessato;
- tramite e-mail, PEC, telefono, messaggistica o altri strumenti di contatto;
- tramite moduli presenti sul sito web;
- tramite incontri, colloqui, richieste di preventivo o trattative commerciali;
- tramite contratti, ordini, documenti fiscali, contabili o amministrativi;
- tramite società, enti o organizzazioni per conto delle quali il referente opera;
- tramite registri pubblici, albi professionali, camere di commercio, siti web o banche dati pubblicamente accessibili, nei limiti consentiti dalla normativa.
Nel caso in cui i dati siano relativi a referenti di società, enti o organizzazioni clienti, gli stessi possono essere comunicati al Titolare dalla società, dall’ente o dall’organizzazione di appartenenza.
6. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.
| Finalità | Base giuridica |
|---|---|
| Rispondere a richieste di informazioni, contatto o chiarimenti | Esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato |
| Predisporre preventivi, offerte o proposte commerciali | Esecuzione di misure precontrattuali o legittimo interesse |
| Gestire trattative commerciali o professionali | Esecuzione di misure precontrattuali |
| Instaurare, gestire ed eseguire il rapporto contrattuale o professionale | Esecuzione del contratto |
| Erogare servizi, prestazioni o attività richieste dal cliente | Esecuzione del contratto |
| Gestire comunicazioni operative, tecniche, organizzative e amministrative | Esecuzione del contratto o legittimo interesse |
| Gestire fatturazione, pagamenti, incassi, solleciti e documentazione contabile | Esecuzione del contratto e obbligo legale |
| Adempiere a obblighi fiscali, contabili, civilistici, amministrativi o normativi | Obbligo legale |
| Gestire assistenza, reclami, contestazioni o richieste successive all’erogazione del servizio | Esecuzione del contratto o legittimo interesse |
| Prevenire frodi, abusi, inadempimenti o utilizzi impropri dei servizi | Legittimo interesse |
| Tutelare i diritti del Titolare in sede giudiziale o stragiudiziale | Legittimo interesse |
| Inviare comunicazioni promozionali, commerciali o newsletter, ove previste | Consenso dell’interessato oppure altra base giuridica consentita dalla normativa |
Il conferimento dei dati necessari alla gestione del rapporto precontrattuale, contrattuale, amministrativo, fiscale e contabile è necessario. Il mancato conferimento può rendere impossibile rispondere alle richieste dell’interessato, predisporre un preventivo, concludere o eseguire un contratto, emettere fattura o adempiere agli obblighi di legge.
7. Comunicazioni commerciali e marketing
Il Titolare potrà inviare comunicazioni promozionali, commerciali o newsletter solo nei casi consentiti dalla normativa applicabile.
In particolare:
- se necessario, sarà richiesto uno specifico consenso dell’interessato;
- l’interessato potrà revocare il consenso in qualsiasi momento;
- l’eventuale revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
- l’interessato potrà opporsi in qualsiasi momento alla ricezione di comunicazioni commerciali.
Le comunicazioni di natura strettamente amministrativa, tecnica, contrattuale o organizzativa non costituiscono marketing e potranno essere inviate quando necessarie alla gestione del rapporto.
8. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati personali avviene mediante strumenti cartacei, informatici e telematici, con logiche strettamente correlate alle finalità indicate nella presente informativa.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da:
- accessi non autorizzati;
- perdita accidentale;
- divulgazione non autorizzata;
- modifica non autorizzata;
- distruzione o danneggiamento.
I dati sono trattati esclusivamente da soggetti autorizzati e istruiti, oppure da soggetti esterni che operano, ove necessario, come responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
9. Comunicazione dei dati a terzi
I dati personali dei clienti non saranno diffusi indiscriminatamente.
I dati potranno essere comunicati, nei limiti necessari, a:
- consulenti fiscali, commercialisti e consulenti amministrativi;
- consulenti legali;
- consulenti tecnici o professionali;
- istituti bancari e intermediari di pagamento;
- fornitori di servizi informatici, cloud, hosting, posta elettronica, software gestionali e archiviazione documentale;
- eventuali collaboratori o partner coinvolti nell’erogazione del servizio richiesto;
- corrieri, spedizionieri o soggetti incaricati della consegna, se applicabile;
- pubbliche amministrazioni;
- autorità fiscali, amministrative, giudiziarie o di controllo;
- altri soggetti quando la comunicazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge, contrattuali o per tutelare i diritti del Titolare.
I soggetti esterni che trattano dati personali per conto del Titolare saranno nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.
Un elenco aggiornato dei soggetti a cui possono essere comunicati i dati personali può essere richiesto al Titolare tramite i recapiti indicati nella presente informativa.
10. Trasferimento di dati fuori dall’Unione Europea
I dati personali sono trattati principalmente all’interno dell’Unione Europea o dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o operative, si rendesse necessario trasferire dati personali verso Paesi situati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR.
In particolare, il trasferimento potrà avvenire sulla base di:
- decisioni di adeguatezza adottate dalla Commissione Europea;
- Clausole Contrattuali Standard approvate dalla Commissione Europea;
- ulteriori garanzie previste dalla normativa applicabile;
- adesione a framework riconosciuti dalla normativa vigente, ove applicabile.
Per eventuali trasferimenti verso gli Stati Uniti, ove applicabile, il trasferimento potrà avvenire sulla base dell’EU-US Data Privacy Framework, qualora il fornitore del servizio risulti certificato, oppure sulla base delle Clausole Contrattuali Standard e delle ulteriori misure eventualmente richieste dalla normativa.
11. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali sono conservati per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo previsto dalla legge o necessario alla tutela dei diritti del Titolare.
In particolare:
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati relativi a richieste di informazioni o contatto | Di norma fino a 6 mesi dalla conclusione della gestione della richiesta |
| Dati relativi a richieste di preventivo o trattative non concluse | Di norma fino a 12 mesi dalla conclusione della trattativa, salvo necessità ulteriore |
| Dati relativi a rapporti contrattuali con clienti | Per tutta la durata del rapporto e successivamente nei limiti di legge |
| Fatture, ricevute, documenti contabili, fiscali e amministrativi | 10 anni, secondo gli obblighi di conservazione previsti dalla normativa |
| Dati relativi a pagamenti, incassi e insoluti | Per il tempo necessario alla gestione amministrativa e contabile e alla tutela dei diritti del Titolare |
| Comunicazioni e-mail, PEC e documentazione contrattuale | Per il tempo necessario alla gestione del rapporto e alla tutela dei diritti del Titolare |
| Dati relativi ad assistenza, reclami o contestazioni | Per il tempo necessario alla gestione della richiesta e alla tutela dei diritti del Titolare |
| Dati trattati per eventuali controversie | Per tutta la durata della controversia e fino alla scadenza dei termini di prescrizione applicabili |
| Dati trattati per marketing o newsletter | Fino alla revoca del consenso o all’opposizione dell’interessato, salvo conservazione ulteriore nei limiti consentiti dalla legge |
Al termine del periodo di conservazione, i dati saranno cancellati, anonimizzati o conservati ulteriormente solo ove necessario per adempiere a obblighi di legge o per tutelare i diritti del Titolare.
12. Natura del conferimento dei dati
Il conferimento dei dati personali è:
- necessario per rispondere a richieste di informazioni, predisporre preventivi, concludere ed eseguire contratti, emettere fatture, gestire pagamenti e adempiere a obblighi di legge;
- facoltativo per eventuali finalità di marketing, newsletter o comunicazioni promozionali.
Il mancato conferimento dei dati necessari può impedire al Titolare di instaurare o proseguire il rapporto con il cliente.
Il mancato conferimento del consenso per finalità di marketing non pregiudica in alcun modo la possibilità di ricevere preventivi, acquistare servizi o instaurare un rapporto contrattuale con il Titolare.
13. Processo decisionale automatizzato e profilazione
I dati personali dei clienti non sono utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.
Qualora in futuro fossero utilizzati strumenti di profilazione o processi decisionali automatizzati, il Titolare fornirà specifica informativa e, ove necessario, raccoglierà il consenso dell’interessato.
14. Diritti dell’interessato
L’interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti di cui agli articoli 15 e seguenti del GDPR.
In particolare, l’interessato ha diritto di:
- ottenere conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- accedere ai propri dati personali;
- conoscere le finalità del trattamento;
- conoscere le categorie di dati trattati;
- conoscere i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati sono stati o saranno comunicati;
- chiedere la rettifica dei dati inesatti;
- chiedere l’integrazione dei dati incompleti;
- chiedere la cancellazione dei dati, nei casi previsti dall’art. 17 GDPR;
- chiedere la limitazione del trattamento, nei casi previsti dall’art. 18 GDPR;
- opporsi al trattamento, nei casi previsti dall’art. 21 GDPR;
- opporsi in qualsiasi momento al trattamento per finalità di marketing diretto;
- ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, ove applicabile;
- chiedere la trasmissione dei dati a un altro titolare, ove tecnicamente possibile;
- revocare il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca;
- proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Alcuni diritti possono essere limitati quando il trattamento è necessario per adempiere a obblighi di legge, gestire il rapporto contrattuale o tutelare i diritti del Titolare.
15. Modalità di esercizio dei diritti
Le richieste relative all’esercizio dei diritti possono essere inviate al Titolare:
- tramite e-mail a: info@leonardovillella.it
- tramite PEC a: leonardovillella@pec.it
- tramite posta ordinaria all’indirizzo del Titolare
Le richieste non necessitano di una forma particolare.
Il Titolare risponderà entro i termini previsti dal GDPR, di norma entro un mese dal ricevimento della richiesta, salvo proroghe nei casi previsti dalla normativa.
16. Reclamo al Garante
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Sito web del Garante:
https://www.garanteprivacy.it
17. Aggiornamenti della presente informativa
La presente informativa può essere aggiornata periodicamente.
Eventuali modifiche saranno rese disponibili mediante pubblicazione sul sito web del Titolare, invio diretto ai clienti o altra modalità ritenuta idonea.